Praktisk information för utställare
Nedan har vi sammanställt de vanligaste frågorna inför SETT.
Hittar du inte svaret nedan?
Maila oss på sett@easyfairs.com eller klicka på knappen nedan, så hjälper vi dig!
Checklista - bocka av detta innan SETT
Frågor utöver nedanstående information? Maila sett@easyfairs.com
- Förbered er utställarportal för leadsgenerering – information har skickats ut till er huvudkontakt. För hjälp och frågor: support@trippus.com
- Sprid er medverkan i era kanaler med er personliga banner – saknar ni? Kontakta sett@easyfairs.com
- Uppdatera MyEasyfairs – frågor? Kontakta sett@easyfairs.com
- Introduktionsfilm om MyEasyfairs – hittar ni via den här länken.
- Digital Kick-Off SETT (Svensk) (English).
- Planera monter: boka el, matta, belysning och annan inredning – allt efter behov
- Beställ monterservice – info hittar du här!
- Boka extra synlighet för att sticka ut bland konkurrenterna: christina.olsson@easyfairs.com
- Boka montercatering vid önskemål: roy.manaz@kmgroup.se
- Boka tid på SETTdate stage för att promota egen produkt: christina.olsson@easyfairs.com
- Registrera era monterpersonal här. Vänligen notera: har ni monterpersonal som också är talare – då räcker det att boka sig som talare.
- Planera er inflytt – tider hittar du här!
- Planera leveranser till mässan – info om godshantering hittar du här!
- Förbeställ lunchlådor till din monterpersonal för att slippa stå i kö (hämtas ut på angiven plats kl 11.00-13.00). Kontakta konferens@kmgroup.se senast 11 april. Alternativt förbeställ lunchbiljetter till personalen, till våra lunchrestauranger. Kontakta konferens@kmgroup.se. Här kan du se lunchmenyn.
- Det är mycket begränsat antal p-platser i anslutning till Kistamässan, så välj gärna kollektivtrafiken! Smidigt och miljövänligt.
- Notera att under inflytt på söndag är alla matställen stängda på Kistamässan samt i närområdet. Närmsta tillgängliga matställe är i Kista Galleria, ca 12 min promenad. Kaffe kommer finnas till försäljning i Bistron inne på Kistamässan.
Information in English?
See information below! Further questions? Please contact us: sett@easyfairs.com
Förberedelser
Ni har bokat er monter och det är dags att börja förbereda ert deltagande. Gå igenom nedan punkter så snart du kan. Statistik visar att de som förberett sitt mässdeltagande blir också nöjdare med resultatet.
Scandic Victoria Tower ligger vägg i vägg med Kistamässan. Läs mer på Scandic Victoria Towers hemsida.
Bokning av rum sker via Scandic Victoria Towers hemsida www.scandichotels.se/victoriatower
Vi kan nu även erbjuda 10% rabatt på Scandic Victoria Tower* – boka då med koden nedan. Koden gäller 16-21 april 2023.
Bokningskod: PRO10SE
Skriv in koden i rutan ”lägg till bokningskod” för att erhålla rabatten.
*OBS! Rabatten gäller på Scandics flex-priser (dvs. inte på deras icke återbetalningsbara webbpris).
Andra boendealternativ hittar du här.
Vi har några konferensrum på nedre våningsplanet lediga om ni är intresserade av att boka det under SETT för t.ex. kundmöten, workshops eller extra produktvisningar.
Kontakta oss på sett@easyfairs.com för mer information!
För beställning av montercatering och dryck vänligen kontakta:
KM Restauranger
08 410 608 20
Konferens@kmgroup.se
Tänk på att all alkohol som påträffas i anläggningen som inte är beställd via Kistamässans Restauranger kommer att beslagtas. Detta eftersom alkohollagstiftningen inte tillåter egen medhavd alkohol i Kistamässans lokaler.
Inför SETT 18-20 april 2023 så kommer vi i projektteamet bjuda er till en digital kick-off. Där går vi igenom allt ni behöver veta inför ert deltagande samt att ni får möjlighet att ställa frågor. Här får gärna så många som möjligt från er som skall stå i montern delta. Välj det datum som passar er bäst och sprid gärna länken internt.
15 mars 2023 kl: 10.00-11.00 (Svenska)
15 mars 2023 kl: 13.00-14.00 (Engelska)
23 mars 2023 kl: 13.00-14.00 (Svenska)
Hör av er till sett@easyfairs.com för att få inbjudan till önskat datum och tid.
Easyfairs arbetar hårt med säkerhets- och sanitetsplaner för att säkerställa att våra evenemang ska vara säkra platser att mötas och göra affärer under de kommande månaderna och åren. Vi investerar i ett brett utbud av lösningar, från ökade hygienprocedurer till teknik för att underlätta social distans och en oklanderlig sanitetsnivå. Inga åtgärder är för stora för oss när det kommer till att, på alla sätt möjliga, bevara hälsan och säkerheten för både personal, utställare och besökare.
Vi erbjuder ett otroligt brett och kreativt sätt för extra synlighet inför och under SETT.
Intresserad?
christina.olsson@easyfairs.com
Det kommer att finnas en fotograf och filmare på plats under båda dagarna. Om ni inte vill synas i bild säger ni till fotografen på plats.
För byggnation och reklambudskap etc. som överstiger 2,50 meter tillkommer en avgift. Detta gäller ej monterbelysning. Konstruktioner högre än 2,50 meter kräver förankring mot tak med säkerhetsvajer. Vänligen vänd dig till vår kontaktperson på Workman Event vid eventuell önskan om höjdbyggnation.
Har du planer på att skicka material till din monter redan innan du anländer. Tider för godsmottagningen kommer inom kort.
Leveransadress:
SETT / Företag / Monternummer
Kistamässan
Vågögatan 3
164 40 Kista
Gods som ankommer till mässan och transporteras in till anvisad monter mot en kostnad. Motsvarande kostnad gäller även för avgående gods som lämnas i montern. Dessa kostnader debiteras utställande företag i efterhand. Vänligen se kontakta Workman Event för mer specifikationer eller se Workman Events informationsbrev under fliken “Monterservice via Workman Event”.
Kistamässan eller Workman Event ansvarar ej för gods före, under eller efter arrangemanget.
Att få rätt besökare till mässan är ett teamwork. Både vi som arrangörer och ni som utställare ansvarar för att bjuda in besökare. Statistiken säger att om utställare marknadsför sitt mässdeltagande innan man ställer ut, får man 250% bättre utfall än utställare som inte marknadsför sig.
Ni kan se mässan som ett köpcentrum där vi är som arrangör är köpcentrumet och ni som utställare är butikerna. För att kunder ska lockas av att besöka just er butik framför alla andras måste ni marknadsföra att ni finns på plats och sticka ut ur mängden. Väl på plats måste butiken också se attraktiv ut och ha kunnig personal på plats för att kunna skapa en god relation med kunder som faktiskt tar sig till butiken.
För att maximera ert deltagande på mässan har vi en del verktyg som hjälper er på vägen:
- Er utställarsida på vår hemsida
- Personliga banners
Er utställarsida på vår hemsida:
Under “utställarlista” här på vår hemsida syns det ni fyller i inne på My Easyfairs (För att läsa mer detta se fliken My Easyfairs). Här skriver ni om ert företag, laddar upp innovativa produkter och nyheter samt jobbannonser. Statistik visar att de som har en ifylld My Easyfairs profil lyckas i snitt bättre på plats.
Personliga banners:
Vi har tagit fram personliga banners för er. Dessa finner ni inne på MyEasyfairs.
Planerar ni för ett program i montern får ni gärna meddela oss så publicerar vi det på webben så besökaren kan ta det med det i sin planering. Kontakta oss via sett@easyfairs.com
Många av era monterbeställningar sköter ni enklast i Workmans shop här!
Vid vidare frågor/beställningar, vänligen kontakta Workman via: monterservice@workman.se
Vad är My Easyfairs:
Majoriteten av besökarna planerar sitt besök via vår hemsida. Det som fylls i inne på My Easyfairs är det som syns i vår utställarlista på hemsidan.
Logga in på My Easyfairs:
När ert företags monter bokades fick personen som gjorde bokningen ett e-mail från ”My Easyfairs” med en länk till systemet med uppmaningen att bekräfta e-postadressen samt välja lösenord. E-postadressen är användarnamnet och det lösenord som väljs blir lösenordet. Om lösenordet glömts bort välj ”Glömt lösenord” följ instruktionerna. I vissa fall när det krånglar kan det hjälpa att byta webbläsare och testa på nytt.
Har ni fyllt i era uppgifter tidigare? Dessa uppgifter finns kvar inne på My Easyfairs, Ni behöver logga in för att det ska komma upp i den aktuella utställarlistan på hemsidan.
Lägg till fler användare:
Ni kan själva bjuda in varandra till My Easyfairs om ni önskar att fler personer inom företaget har tillgång till kontot.
Som utställare på ett Easyfairs event får ni ta de av en exklusiv onlineutbildning tillsammans med mässakademin. Där går de igenom hur ni lyckas bäst på en mässa. Se onlineutbildningen här.
Ditt företags personliga banner finner du inne på MyEasyfairs. Saknar du din, vänligen kontakta sett@easyfairs.com
Det finns olika sätt att samla leads under SETT och för att optimera detta så finns det olika sätt att förbereda sig före SETT.
Vi ger inte ut några besökarlistor. Kontakta oss gärna om du känner dig osäker via sett@easyfairs.com
Veckorna innan mässan
Det börjar närma sig!
Nedan punkter ska du som utställare att ha koll på senast veckan innan, självklart också förutsatt att du checkat av listan gällande förberedelser.
Huvudingång:
Kistamässan
Arne Beurlings Torg 5
164 40 Kista
Vi har skapar banners som ni kan använda i era sociala mediekanaler för att sprida budskapet om att ni är utställare på SETT. Se till att tillsammans med oss berätta att vi återigen äntligen får träffas igen. Banners hittar ni på MyEasyfairs om ni hade laddat upp en logga. Saknar ni banner, vänligen kontakta sett@easyfairs.com.
Under mässan kommer vi hålla såväl café som restaurang öppet inom mässanläggningens väggar. För er som utställare finns en utställarmatsal en trappa ner, i det vi kallar E8XL. Ni kan betala på plats eller förbeställa egna matkuponger via KM Restauranger, konferens@kmgroup.se
Utöver det finns även kiosker, butiker, caféer och restauranger nära anläggningen. Kista Galleria finns också tillgängligt cirka 10 min promenad bort.
Med några enkla knep kan ni som utställare maximera ert deltagande. Här kommer en kort checklist:
- Uppdatera er profil i My Easyfairs.
- Sprid er medverkan i era kanaler och bjud in era egna kunder .
- Lägg tid och engagemang på er monter så den ser visuellt attraktiv ut för besökare. Ett tips är även att attrahera besökarna med någon form av aktivitet som exempelvis en tävling eller testa på minigolf eller bjud på något gott.
- Ha rätt personer på plats. Välj ut era mest engagerade och kunniga personer att ha i montern.
- Engagera er monterpersonal. Ha tillräckligt med personal och planera tid för raster samt lunch.
- Glöm inte följa upp efter mässan och återkoppla till era leads!
Som utställare på ett Easyfairs event får ni ta de av en exklusiv onlineutbildning tillsammans med mässakademin. Där går de igenom hur ni lyckas bäst på en mässa. Se onlineutbildningen här.
Kort och gott, förbered er väl för att bli bäst!
16 april 07.00-18.00 Inflytt
17 april 07.00-22.00 Inflytt
18 april 07.00-09.00 (ni kommer in i hallen 2 h innan den öppnas för besökare)
19 april 07.00-09.00 (ni kommer in i hallen 2 h innan den öppnas för besökare)
20 april 07.00-08.50 (ni kommer in i hallen 1 h 50 min innan den öppnas för besökare)
Entrébiljett för utställare/monterpersonal
Du som huvudansvarig för er monter måste registrera dig via denna länk för att få en namnbadge vid inpassering till mässan. Du måste också som ansvarig registrera din monterpersonal på förhand via denna länk eller via ”Personal” i utställarportalen. Detta för att er personal ska få sina namnbadges på plats. Vänligen notera att det är två separata registreringar, en för dig som ansvarig och en för din monterpersonal.
Konferensbiljetter till utställare/monterpersonal
I år har vi gjort om biljettstrukturen på SETT. Ett SETTivalpass ger dig nu tillträde till konferensen samtliga 3 dagar. Om du som utställare vill delta på konferensen erbjuder vi dig att köpa ett SETTivalpass till ett förmånligt pris om 795kr per SETTivalpass alt. Fördjupningspass till ett förmånligt pris av 2495kr. Du gör detta val i samband med registrering.
I år har vi gjort om biljettstrukturen på SETT. Ett SETTivalpass ger dig nu tillträde till konferensen samtliga 3 dagar. Om du som utställare vill delta på konferensen erbjuder vi dig att köpa ett SETTivalpass till ett förmånligt pris om 795kr per SETTivalpass alt. Fördjupningspass till ett förmånligt pris av 2495kr. Du gör detta val i samband med registrering som utställare/monterpersonal.
Kontakta oss på sett@easyfairs.com om du har frågor kring detta.
Parkering finns i direkt anslutning till Kistamässan. Den sköts av Stockholms stad.
Det är mycket begränsat antal platser, så välj gärna kollektivtrafiken!
Pendeltågsstation: Helenelund
Tunnelbanestation: Kista
De nya priserna är;
- 50 kr per påbörjad tim
- 150 kr för 12 timmar
- 200 kr för 24 tim
Vi reserverar oss för ev. prisändringar då det inte är vår (arrangörens) parkering.
Mässdagarna - Nu kör vi
Nu börjar det viktiga som vi alla förberett oss för. Det blir två fullspäckade dagar med kompetensutveckling, nätverkande och massa annat. Ert arbete i montern är viktigare än någonsin, varmt välkomna!
För att möjliggöra för fler att besöka SETT, så förlänger vi nu öppettiderna till 20.00 den 19 april.
Kvällens tema är “Läslust” och vi välkomnar dig att ta del av samtalet kring det moderna läsandet!
Under kvällen bjuder vi in till engagerande föreläsningar och paneler. Högaktuella skådespelaren Olof Wretling gästar oss under kvällen och berättar bland annat om hur han gjorde hoppande bokstäver till en möjlighet! Du blir även bjuden på mingel samt en rad spännande seminarier och aktiviteter i utställningen.
Under mässan kommer vi hålla såväl café som restaurang öppet inom mässanläggningens väggar, här betalar ni på plats eller förköper lunchkuponger. För utställare som inte vill köa finns möjlighet att förbeställa matlådor som sedan hämtas upp och äts en trappa ner. Lunchlådor och -kuponger förbeställs via KM Restauranger, konferens@kmgroup.se.
Utöver det finns även kiosker, butiker, caféer och restauranger nära anläggningen. Kista Galleria finns också tillgängligt cirka 10 min promenad bort.
Notera att under inflytt på söndag är alla matställen stängda på Kistamässan samt i närområdet. Närmsta tillgängliga matställe är i Kista Galleria.
Notera att under inflytt på söndag är alla matställen stängda på Kistamässan samt i närområdet. Närmsta tillgängliga matställe är i Kista Galleria, ca 12 min promenad.
Det finns två sätt att samla leads. Ladda ned instruktionerna här som PDF.
Utställarloungen finner ni en trappa ner på Kistamässan, i sal E10. Här kan ni som utställare koppla av med en kopp kaffe och en frukt.
Det är inte tillåtet att påbörja demontering av montern före mässans stängning, sista dagen. Under den första halvtimmen/timmen efter mässans stängning töms lokalerna på besökare – under den tiden är det av säkerhetsskäl inte tillåtet att köra in tomgods i mässhallarna. Av säkerhetsskäl öppnas inte heller varuportarna under denna tid. Mässgångarna måste hållas fria så att godshanteringen kan komma igång så snabbt som möjligt när alla besökare lämnat hallarna.
Godshantering
Gods som ankommer till mässan transporteras in till anvisad monter mot en kostnad(se aktuella priser på våran onlineshop under Truck-Emballage www.workman.se/shop/). Motsvarande kostnad gäller även för avgående gods som lämnas i montern. Dessa kostnader debiteras utställande företag i efterhand. Truckhjälp beställs av Tekniska avdelningen på plats.
I de fall där speditören, som levererar godset, ber mässans personal transportera/lasta in godset till montern, kommer vi att göra det på utställarens bekostnad. Oavsett vad som överenskommits mellan speditören och utställaren.
Godset ska märkas med: Mässa / Företag / Monternummer /Namn och mobilnummer Kistamässan, Vågögatan 3, 164 40 KISTA
Har ni maskiner eller annat material som väger över 1 ton/kolli eller som är mer än 2 meter brett och/eller mer 2,5 m högt, vänligen kontakta Workman Event minst 2 veckor i förväg. Hjälp med packning av gods kan beställas kontakta: Workman Event, telefon: 08-410 356 60 eller e-posta: monterservice@workman.se, dock senast 2 veckor i förväg.
Om godset ankommer före angiven tid kan vi inte garantera att ta emot godset. Om vi tar emot godset, kommer vi att köra det till lagret och kostnaden för detta debiteras utställaren, detsamma gäller om godset inte är avhämtat inom angiven tid.
Omärkt gods som lämnas kvar på Kistamässan efter officiell utflytt och som inte kan identifieras kommer att kasseras då vi har begränsade lagringsmöjligheter.
OBS! Allt gods måste vara nedpackat och stuvat på pallar eller i rullburar under utsatt utflyttningstid. Detta är ett krav eftersom vi måste flytta godset. Ej avhämtat gods debiteras per kubikmeter och påbörjad vecka.
Workman Event eller Kistamässan ansvarar ej för gods före, under eller efter arrangemanget!
Mässans öppettider för utställare
16 april 07.00-18.00 Inflytt
17 april 07.00-22.00 Inflytt
18 april 07.00-17.00
19 april 07.00-20.00
20 april 07.00-22.00
Mässans öppettider för besökare
18 april 09.00-17.00
19 april 09.00-20.00
20 april 08.50-15.30 (konferensprogrammet slutar kl 15.00)
Utvärdering
Slutet för nu, början på något nytt. Mässan är över och nu är det viktigt med utvärdering av genomförandet.
Här kommer de bästa tipsen för hur ni tar ert deltagande hela vägen in i mål.
Vi som arrangörer skickar ut enkäter till alla som stått i er monter där ni får möjligheten att utvärdera mässan som gått. Er åsikt är otroligt viktig för oss då vi ständigt vill utvecklas och möta era förväntningar. Stort tack på förhand för ni tar er tiden för att besvara dessa.
Under mässan har ni som företag haft möjlighet att prata med någon av våra säljare för att boka en monterplats till kommande mässor. Glöm inte bort att boka er monter och hålla koll på orderbekräftelsen som kommer till kontaktpersonens e-mail.
